Digitalizacja dokumentów firmowych a więc porządek i bezpieczeństwo

Digitalizacja odgrywa ważną rolę m.in. sferze kultury. To dzięki niej możliwe jest zachowanie dzieł sztuki dla potomnych. Oryginały, chociaż przechowywane w bezpiecznych, dobrze zabezpieczonych miejscach, zawsze mogą bowiem ulec zniszczeniu na skutek trudnych do przewidzenia sytuacji.

Digitalizacja to proces, który umożliwił nam masowe upowszechnianie i dzielenie się dokumentami różnego rodzaju. Dokładniej rzecz ujmując, za digitalizację uznaje się działania polegające na zapisie materiałów drukowanych w formacie cyfrowym. W tym celu używa się najczęściej skanerów. Tego typu urządzenia pozwalają utrwalić w elektronicznej wersji dokumenty drukowane oraz materiały rękopiśmienne. Dzięki digitalizacji dokumentów możliwe są dalsze procesy, związane już nie z oryginałem, a jego cyfrowym bliźniakiem – obróbka, udostępnianie treści wybranym użytkownikom internetu/wewnętrznej sieci lub rozpowszechnianie na większą skalę.

Rola digitalizacji

Digitalizacja odgrywa ważną rolę m.in. sferze kultury. To dzięki niej możliwe jest zachowanie dzieł sztuki dla potomnych. Oryginały, chociaż przechowywane w bezpiecznych, dobrze zabezpieczonych miejscach, zawsze mogą bowiem ulec zniszczeniu na skutek trudnych do przewidzenia sytuacji. Analogicznie jest z dokumentacją firmową. Przedsiębiorstwa doskonale zdają sobie sprawę z nietrwałości papieru. Staranne przechowywanie czasem nie wystarczy, bo na skutek małego niedopatrzenia lub incydentu niezależnego od nas (np. powódź, pożar, kradzież) ważna dokumentacja może zostać bezpowrotnie utracona. W czasach digitalizacji takie ryzyko przestaje spędzać sen z powiek przedsiębiorców.

Jaką rolę digitalizacja odgrywa w przedsiębiorstwie?

Wiele osób może się zastanawiać, jak przebiega taka cyfrowa transformacja dokumentów. Przede wszystkim nie należy utożsamiać tego procesu z prostym, szybkim projektem biurowym, bowiem nawet w małym przedsiębiorstwie digitalizacja dokumentów może pochłonąć sporo czasu. To, jak przeprowadzony zostanie cały proces, zależy od tego, którą ze ścieżek zechcemy obrać. Do wyboru mamy bowiem dwie drogi: albo samodzielnie przeprowadzić digitalizację, albo zrobić to z pomocą wyspecjalizowanej firmy.

Jeśli zależy nam na działaniu samodzielnym, pierwszym krokiem, jaki powinniśmy podjąć, jest wydzielenie odpowiedniego stanowiska oraz przygotowanie dokumentacji do skanowania. Następnie trzeba zaplanować, gdzie będą przechowywane stworzone pliki. Powinniśmy zatroszczyć się również o dobry sprzęt. “Dobry” w tym przypadku nie oznacza tylko tego, że urządzenie świetnie odda szczegóły dokumentu. Kluczowa w tym przypadku staje się bowiem automatyczny podajnik papieru. Ta, wydawać by się mogła, trywialna kwestia może w dużej mierze zdecydować o tym, czy proces przebiegnie sprawnie, czy będzie nadmiernie przeciągany.

Jeszcze jednym udogodnieniem, bez którego nie da w miarę szybko przeprowadzić digitalizacji dokumentów, jest automatyzacja dotycząca zapisu plików. Każdy rodzaj dokumentu winien zapisywać się w odpowiednim katalogu. Tutaj zresztą zaznacza się kolejny aspekt samodzielnej digitalizacji, który trzeba mieć na względzie – zaplanowanie, jak chcemy uporządkować zeskanowane treści. Na samym końcu wspominamy o bezpieczeństwie, ale absolutnie nie jest to sprawa małej wagi. Każdy wykreowany katalog powinien mieć określone bariery dostępu. Dokumentacja, również w wersji elektronicznej, powinna być strzeżona przed nieupoważnionymi osobami.

Jak wygląda profesjonalnie przeprowadzona digitalizacja dokumentów?

Między profesjonalnie przeprowadzoną digitalizacją dokumentów a procesem realizowanym na własną rękę, można wyróżnić kilka istotnych różnic. Zaznaczają się one w:

  • oszczędności czasu – profesjonalne firmy, takie jak Rhenus Data Office Polska, zatrudniają specjalistów, którzy doskonale orientują się w tej materii i sprawnie przeprowadzają digitalizację dokumentów.
  • precyzji – Tu również ogromne znaczenie ma doświadczenie. Dokładność, cierpliwość oraz wysokie kompetencje pracowników zajmujących się digitalizacją, decydują o tym, że nie ma tu mowy o pomyłkach albo o przeoczeniach.
  • infrastrukturze – Specjalne oprogramowania i nowoczesny sprzęt pozwalają jeszcze bardziej usprawnić proces i całkowicie zlikwidować ryzyko zaistnienia błędu.
  • kompleksowość – Jeśli korzystamy z usług kompleksowo działających profesjonalistów, możemy przy okazji zadbać o inne kwestie związane z zarządzaniem dokumentów (np. o ich archiwizację).

Oceń artykuł
[Suma: 0 Średnia: 0]

Podobne posty

  • Coaching jako nowe narzędzie biznesoweCoaching jako nowe narzędzie biznesowe Coaching w Polsce rozwija się bardzo dynamicznie. Moda na tego typu działania przywędrowała do nas zza wielkiej wody. Coaching biznesowy wykorzystywany jest w wielu krajach w Ameryce przez zdecydowaną większość firm. Czym ono jest i dlaczego […]
  • Outsourcować czy zatrudniać specjalistów IT?Outsourcować czy zatrudniać specjalistów IT? Pierwotny model firmy zakładał, że wszystkie zatrudnione osoby spotykają, oraz wykonują swoją pracę w jednym miejscu, zwykle w jednym budynku, pracując w wyznaczonych przez firmę godzinach, dzieląc się na poszczególne działy, oraz następnie […]
  • Własny biznes – zacznij z tym, co masz!Własny biznes – zacznij z tym, co masz! Każda osoba, która na poważnie rozważa otworzenie własnej działalności gospodarczej, oczami wyobraźni widzi w pełni zorganizowany biznes, z wypasionym zapleczem, mocno rozbudowanym marketingiem, najnowszym i najnowocześniejszym sprzętem i […]
  • Sukces – jak osiągnąć go na rynku?Sukces – jak osiągnąć go na rynku? Otwierając własną działalność gospodarczą jesteśmy skoncentrowani na tym, aby osiągnąć sukces na rynku. Mamy w sobie wiele ambicji i motywacji. Idziemy jak burza do przodu po czym okazuje się, że nasz pomysł nie wypalił. Jak osiągnąć sukces na […]
  • Jak skonstruować dobry biznesplan?Jak skonstruować dobry biznesplan? Własna działalność gospodarcza to marzenie wielu osób. Aby móc rozpocząć działanie pod własną marką przyda nam się dobry biznesplan. Tego typu plan potrzebny będzie wszystkim osobom, które starają się o dotacje lub dofinansowanie do własnej […]