Digitalizacja dokumentów firmowych a więc porządek i bezpieczeństwo

Digitalizacja odgrywa ważną rolę m.in. sferze kultury. To dzięki niej możliwe jest zachowanie dzieł sztuki dla potomnych. Oryginały, chociaż przechowywane w bezpiecznych, dobrze zabezpieczonych miejscach, zawsze mogą bowiem ulec zniszczeniu na skutek trudnych do przewidzenia sytuacji.

Digitalizacja to proces, który umożliwił nam masowe upowszechnianie i dzielenie się dokumentami różnego rodzaju. Dokładniej rzecz ujmując, za digitalizację uznaje się działania polegające na zapisie materiałów drukowanych w formacie cyfrowym. W tym celu używa się najczęściej skanerów. Tego typu urządzenia pozwalają utrwalić w elektronicznej wersji dokumenty drukowane oraz materiały rękopiśmienne. Dzięki digitalizacji dokumentów możliwe są dalsze procesy, związane już nie z oryginałem, a jego cyfrowym bliźniakiem – obróbka, udostępnianie treści wybranym użytkownikom internetu/wewnętrznej sieci lub rozpowszechnianie na większą skalę.

Rola digitalizacji

Digitalizacja odgrywa ważną rolę m.in. sferze kultury. To dzięki niej możliwe jest zachowanie dzieł sztuki dla potomnych. Oryginały, chociaż przechowywane w bezpiecznych, dobrze zabezpieczonych miejscach, zawsze mogą bowiem ulec zniszczeniu na skutek trudnych do przewidzenia sytuacji. Analogicznie jest z dokumentacją firmową. Przedsiębiorstwa doskonale zdają sobie sprawę z nietrwałości papieru. Staranne przechowywanie czasem nie wystarczy, bo na skutek małego niedopatrzenia lub incydentu niezależnego od nas (np. powódź, pożar, kradzież) ważna dokumentacja może zostać bezpowrotnie utracona. W czasach digitalizacji takie ryzyko przestaje spędzać sen z powiek przedsiębiorców.

Jaką rolę digitalizacja odgrywa w przedsiębiorstwie?

Wiele osób może się zastanawiać, jak przebiega taka cyfrowa transformacja dokumentów. Przede wszystkim nie należy utożsamiać tego procesu z prostym, szybkim projektem biurowym, bowiem nawet w małym przedsiębiorstwie digitalizacja dokumentów może pochłonąć sporo czasu. To, jak przeprowadzony zostanie cały proces, zależy od tego, którą ze ścieżek zechcemy obrać. Do wyboru mamy bowiem dwie drogi: albo samodzielnie przeprowadzić digitalizację, albo zrobić to z pomocą wyspecjalizowanej firmy.

Jeśli zależy nam na działaniu samodzielnym, pierwszym krokiem, jaki powinniśmy podjąć, jest wydzielenie odpowiedniego stanowiska oraz przygotowanie dokumentacji do skanowania. Następnie trzeba zaplanować, gdzie będą przechowywane stworzone pliki. Powinniśmy zatroszczyć się również o dobry sprzęt. “Dobry” w tym przypadku nie oznacza tylko tego, że urządzenie świetnie odda szczegóły dokumentu. Kluczowa w tym przypadku staje się bowiem automatyczny podajnik papieru. Ta, wydawać by się mogła, trywialna kwestia może w dużej mierze zdecydować o tym, czy proces przebiegnie sprawnie, czy będzie nadmiernie przeciągany.

Jeszcze jednym udogodnieniem, bez którego nie da w miarę szybko przeprowadzić digitalizacji dokumentów, jest automatyzacja dotycząca zapisu plików. Każdy rodzaj dokumentu winien zapisywać się w odpowiednim katalogu. Tutaj zresztą zaznacza się kolejny aspekt samodzielnej digitalizacji, który trzeba mieć na względzie – zaplanowanie, jak chcemy uporządkować zeskanowane treści. Na samym końcu wspominamy o bezpieczeństwie, ale absolutnie nie jest to sprawa małej wagi. Każdy wykreowany katalog powinien mieć określone bariery dostępu. Dokumentacja, również w wersji elektronicznej, powinna być strzeżona przed nieupoważnionymi osobami.

Jak wygląda profesjonalnie przeprowadzona digitalizacja dokumentów?

Między profesjonalnie przeprowadzoną digitalizacją dokumentów a procesem realizowanym na własną rękę, można wyróżnić kilka istotnych różnic. Zaznaczają się one w:

  • oszczędności czasu – profesjonalne firmy, takie jak Rhenus Data Office Polska, zatrudniają specjalistów, którzy doskonale orientują się w tej materii i sprawnie przeprowadzają digitalizację dokumentów.
  • precyzji – Tu również ogromne znaczenie ma doświadczenie. Dokładność, cierpliwość oraz wysokie kompetencje pracowników zajmujących się digitalizacją, decydują o tym, że nie ma tu mowy o pomyłkach albo o przeoczeniach.
  • infrastrukturze – Specjalne oprogramowania i nowoczesny sprzęt pozwalają jeszcze bardziej usprawnić proces i całkowicie zlikwidować ryzyko zaistnienia błędu.
  • kompleksowość – Jeśli korzystamy z usług kompleksowo działających profesjonalistów, możemy przy okazji zadbać o inne kwestie związane z zarządzaniem dokumentów (np. o ich archiwizację).

Oceń artykuł
[Suma: 0 Średnia: 0]

Podobne posty

  • Kilka pomysłów na własny biznesKilka pomysłów na własny biznes W dobie dzisiejszych czasów coraz więcej osób decyduje się na prowadzenie swojego biznesu. Natomiast, aby taki biznes otworzyć w pierwszej kolejności należy przemyśleć, jak rodzaj prowadzonej działalności będzie najbardziej opłacalny. Dlatego […]
  • Wirtualne biuro – sposób na oszczędny biznes w czasach kryzysuWirtualne biuro – sposób na oszczędny biznes w czasach kryzysu Wirtualne biura działają w wielu miastach po to, by odciążyć przedsiębiorców. Mają dwa zasadnicze profile działalności. Jednym z nich jest wirtualny adres, czyli możliwość zarejestrowania firmy w atrakcyjnej lokalizacji za niską cenę. Drugi […]
  • Zakładanie firmy – jaka pomoc z UP?Zakładanie firmy – jaka pomoc z UP? Zakładanie firmy to dla każdego nowego przedsiębiorcy niemały stres. Jest on związany nie tylko z "wielką niewiadomą", ale również z dużą ilością formalności, których trzeba dopełnić oraz z tym czy zamierzony biznes rzeczywiście się rozwinie. […]
  • Jak skutecznie pozyskiwać nowych pracowników?Jak skutecznie pozyskiwać nowych pracowników? Rotacja w wielu firmach jest duża. Oznacza to, że pozyskują one wciąż nowych pracowników do pracy. Jaki sposób jest najlepszy? Jak zdobyć najlepszych pracowników, z których powstanie zespół marzeń? Skuteczne metody pozyskiwania […]
  • Jak zmotywować się do pracy w domu?Jak zmotywować się do pracy w domu? Obecnie sytuacja na świecie zmusiła wiele osób do całkowitej zmiany swojego życia zawodowego. Okazało się, że wiele osób może pracować zdalnie z własnego domu. Takie rozwiązanie ma bardzo wiele zalet, ale też sporo wad. Jedną z nich jest brak […]