Digitalizacja dokumentów firmowych a więc porządek i bezpieczeństwo

Digitalizacja odgrywa ważną rolę m.in. sferze kultury. To dzięki niej możliwe jest zachowanie dzieł sztuki dla potomnych. Oryginały, chociaż przechowywane w bezpiecznych, dobrze zabezpieczonych miejscach, zawsze mogą bowiem ulec zniszczeniu na skutek trudnych do przewidzenia sytuacji.

Digitalizacja to proces, który umożliwił nam masowe upowszechnianie i dzielenie się dokumentami różnego rodzaju. Dokładniej rzecz ujmując, za digitalizację uznaje się działania polegające na zapisie materiałów drukowanych w formacie cyfrowym. W tym celu używa się najczęściej skanerów. Tego typu urządzenia pozwalają utrwalić w elektronicznej wersji dokumenty drukowane oraz materiały rękopiśmienne. Dzięki digitalizacji dokumentów możliwe są dalsze procesy, związane już nie z oryginałem, a jego cyfrowym bliźniakiem – obróbka, udostępnianie treści wybranym użytkownikom internetu/wewnętrznej sieci lub rozpowszechnianie na większą skalę.

Rola digitalizacji

Digitalizacja odgrywa ważną rolę m.in. sferze kultury. To dzięki niej możliwe jest zachowanie dzieł sztuki dla potomnych. Oryginały, chociaż przechowywane w bezpiecznych, dobrze zabezpieczonych miejscach, zawsze mogą bowiem ulec zniszczeniu na skutek trudnych do przewidzenia sytuacji. Analogicznie jest z dokumentacją firmową. Przedsiębiorstwa doskonale zdają sobie sprawę z nietrwałości papieru. Staranne przechowywanie czasem nie wystarczy, bo na skutek małego niedopatrzenia lub incydentu niezależnego od nas (np. powódź, pożar, kradzież) ważna dokumentacja może zostać bezpowrotnie utracona. W czasach digitalizacji takie ryzyko przestaje spędzać sen z powiek przedsiębiorców.

Jaką rolę digitalizacja odgrywa w przedsiębiorstwie?

Wiele osób może się zastanawiać, jak przebiega taka cyfrowa transformacja dokumentów. Przede wszystkim nie należy utożsamiać tego procesu z prostym, szybkim projektem biurowym, bowiem nawet w małym przedsiębiorstwie digitalizacja dokumentów może pochłonąć sporo czasu. To, jak przeprowadzony zostanie cały proces, zależy od tego, którą ze ścieżek zechcemy obrać. Do wyboru mamy bowiem dwie drogi: albo samodzielnie przeprowadzić digitalizację, albo zrobić to z pomocą wyspecjalizowanej firmy.

Jeśli zależy nam na działaniu samodzielnym, pierwszym krokiem, jaki powinniśmy podjąć, jest wydzielenie odpowiedniego stanowiska oraz przygotowanie dokumentacji do skanowania. Następnie trzeba zaplanować, gdzie będą przechowywane stworzone pliki. Powinniśmy zatroszczyć się również o dobry sprzęt. “Dobry” w tym przypadku nie oznacza tylko tego, że urządzenie świetnie odda szczegóły dokumentu. Kluczowa w tym przypadku staje się bowiem automatyczny podajnik papieru. Ta, wydawać by się mogła, trywialna kwestia może w dużej mierze zdecydować o tym, czy proces przebiegnie sprawnie, czy będzie nadmiernie przeciągany.

Jeszcze jednym udogodnieniem, bez którego nie da w miarę szybko przeprowadzić digitalizacji dokumentów, jest automatyzacja dotycząca zapisu plików. Każdy rodzaj dokumentu winien zapisywać się w odpowiednim katalogu. Tutaj zresztą zaznacza się kolejny aspekt samodzielnej digitalizacji, który trzeba mieć na względzie – zaplanowanie, jak chcemy uporządkować zeskanowane treści. Na samym końcu wspominamy o bezpieczeństwie, ale absolutnie nie jest to sprawa małej wagi. Każdy wykreowany katalog powinien mieć określone bariery dostępu. Dokumentacja, również w wersji elektronicznej, powinna być strzeżona przed nieupoważnionymi osobami.

Jak wygląda profesjonalnie przeprowadzona digitalizacja dokumentów?

Między profesjonalnie przeprowadzoną digitalizacją dokumentów a procesem realizowanym na własną rękę, można wyróżnić kilka istotnych różnic. Zaznaczają się one w:

  • oszczędności czasu – profesjonalne firmy, takie jak Rhenus Data Office Polska, zatrudniają specjalistów, którzy doskonale orientują się w tej materii i sprawnie przeprowadzają digitalizację dokumentów.
  • precyzji – Tu również ogromne znaczenie ma doświadczenie. Dokładność, cierpliwość oraz wysokie kompetencje pracowników zajmujących się digitalizacją, decydują o tym, że nie ma tu mowy o pomyłkach albo o przeoczeniach.
  • infrastrukturze – Specjalne oprogramowania i nowoczesny sprzęt pozwalają jeszcze bardziej usprawnić proces i całkowicie zlikwidować ryzyko zaistnienia błędu.
  • kompleksowość – Jeśli korzystamy z usług kompleksowo działających profesjonalistów, możemy przy okazji zadbać o inne kwestie związane z zarządzaniem dokumentów (np. o ich archiwizację).

Oceń artykuł
[Suma: 0 Średnia: 0]

Podobne posty

  • Kiedy komornik zajmuje wynagrodzenie pracownika?Kiedy komornik zajmuje wynagrodzenie pracownika? Liczba dłużników w Polsce wynosi około 2,7 miliona Polaków. Z czego zadłużenia sięgają 55 milionów złotych. Ludzie zaciągając zobowiązania finansowe często nie zdają sobie sprawy, jakie konsekwencje może to za sobą nieść. Jakie są […]
  • Własny biznes – zacznij z tym, co masz!Własny biznes – zacznij z tym, co masz! Każda osoba, która na poważnie rozważa otworzenie własnej działalności gospodarczej, oczami wyobraźni widzi w pełni zorganizowany biznes, z wypasionym zapleczem, mocno rozbudowanym marketingiem, najnowszym i najnowocześniejszym sprzętem i […]
  • Kiedy zwrot podatku? – mantra początku rokuKiedy zwrot podatku? – mantra początku roku Moment oczekiwania na zwrot podatku łączy się nie tylko z koniecznością złożenia deklaracji, lecz także z dotrzymaniem obowiązkowych terminów. Zobacz, kiedy możesz zadać sobie pytanie o zwrot podatków, a kiedy będziesz musiał zrezygnować z […]
  • Prezydent podpisał tarcze antykryzysową 2.0. Jaka bedzie pomoc w niej dla firm?Prezydent podpisał tarcze antykryzysową 2.0. Jaka bedzie pomoc w niej dla firm? Tarcza antykryzysowa działa od 1 kwietnia, jednak w piątek prezydent podpisał jej nowelizację w postaci tarczy 2.0. Zasadniczą częścią tej ustawy jest wsparcie przedsiębiorstw w czasie pandemii. Pozostałą część tarczy stanowią kwestie […]
  • Jak dobrze motywować swoich pracowników?Jak dobrze motywować swoich pracowników? W zdecydowanej większości przypadków za sukcesem każdej firmy stoją jej pracownicy. Inaczej jest w przypadku firm jednoosobowych. Dzisiaj jednak skupimy się na pracownikach, którzy w odpowiedni sposób zmotywowani będą działać na to, aby firma […]