Każda osoba, która decyduje się nawiązać współpracę z jakąś firmą, daje jej pewien kredyt zaufania. Przedsiębiorca zobowiązuje się m.in. do tego, że będzie chronił dane osobowe usługobiorcy i nie narazi go na niebezpieczeństwo związane z wyciekiem takich informacji. Dziś sprawdzamy, jak wywiązać się z tego obowiązku podczas utylizacji dokumentów.
Niszczenie akt w Suwałkach – jakie opcje mają przedsiębiorcy?
Prawo, chociaż nakłada na nas liczne obowiązki, daje nam dość dużą wolność, jeśli chodzi o sposób utylizowania akt. Przedsiębiorca może więc wybrać, czy woli skorzystać z biurowej niszczarki i zutylizować akta na miejscu, czy woli nawiązać współpracę ze specjalistą. Każda z metod ma swoje zalety. Niszczenie w biurze docenią przede wszystkim bardzo małe firmy. Wydajne niszczarki szybko uporają się z dokumentami. Gdy mamy nieco więcej akt, sprawa naturalnie się komplikuje.
Zaplanowanie masowego niszczenia dokumentów to duże przedsięwzięcie. Nie należy podchodzić do tego nierzetelnie. Musimy pamiętać, że każdy taki dokument zawiera informacje, które mogą być groźne, jeśli znajdą się w niepowołanych rękach. Historia zna przypadki przedsiębiorstw, które na skutek wycieku danych zawiodły zaufanie swoich klientów i nie udało im się go już odbudować. Jeśli nie chcemy znaleźć się w takim mało zaszczytnym gronie, musimy poważnie podejść do tej sprawy. Jedną z najpewniejszych opcji jest skorzystanie z pomocy specjalistów, takich jak np. EkoAkta.
Jak zniszczyć dokumenty z profesjonalistami?
Jeśli wybierzemy odpowiedni podmiot, nie musimy robić zbyt wiele. Wystarczy skontaktować się z taką firmą i opowiedzieć jej o swoich potrzebach. Usługobiorcy często proponują kilka wariantów niszczenia akt. Najczęściej wybiera się opcję, polegającą na stopniowym zapełnianiu kontenera. Taki pojemnik pozostawia się w siedzibie klienta, a następnie, gdy zostanie zapełniony, specjalista odbiera akta. Moment, w którym przekazujemy dokumentację, to jednocześnie moment, w którym możemy całkowicie przestać zajmować się tą sprawą i skupić się na innych działaniach. Co dzieje się w tym czasie?
- transport akt
To, co ważne, to fakt, że akta niezwłocznie po odebraniu, przewożone są do instalacji niszczącej. Nie ma tu miejsca na żadne opóźnienia, przystanki itp. Bezpieczeństwo jest w końcu priorytetem. Wszystkie pojazdy posiadają system GPS, co dodatkowo zwiększa ochronę akt, bo cały czas można monitorować ich położenie. - niszczenie dokumentów
Ten proces odbywa się w specjalnie zabezpieczonym obiekcie. Wyposażony jest w odpowiednie bariery logiczne i fizyczne. Dostępu nie ma więc do nich nikt niepowołany. Do niszczenia akt używa się specjalnej instalacji utylizującej. Działa niezwykle wydajnie, a jej sprawność znacznie przewyższa sprawność niszczarki biurowej. Przede wszystkim może w jednej chwili zniszczyć większe ilości dokumentów. Najważniejsze jest jednak to, jaki daje efekt. Każda firma doceni bowiem fakt, że dokumentacja zostaje wysoko przetworzona. Nie da się z niej odzyskać informacji, co oznacza, że ryzyko wycieku spada do zera.
Którą opcję niszczenia wybrać?
Wybór to kwestia indywidualna. Jeśli jednak chcemy mieć pewność, że nasza dokumentacja jest właściwie chroniona, dużo bardziej opłacalnym wariantem będzie nawiązanie współpracy z profesjonalistami. Oprócz ochrony, w takim wariancie możemy cieszyć się również wygodą oraz oszczędnością czasu. Znika problem oddelegowania pracowników do niszczenia akt. Mogą oni bez problemu zająć się swoimi obowiązkami i skupić się na ważniejszych kwestiach.
Wszystkie wyżej wspomniane zalety profesjonalnego niszczenia akt sprawiają, że ta metoda doceniana jest przez firmy różnej wielkości. Nawet niewielkie działalności decydują się bowiem wybrać wariant, który w większym stopniu chroni ich przed karą za złamanie RODO, daje większe poczucie bezpieczeństwa i w żaden sposób nie odciąga własnej załogi od codziennych zadań.
Źródło: Ekoakta.pl
