Co zrobić, żeby przestrzegać obowiązujących przepisów, związanych z przechowywaniem firmowej dokumentacji? Dziś przyglądamy się, jak mogą nam w tym pomóc profesjonalni usługodawcy.
Profesjonalne przechowywanie dokumentów – na czym polega?
Taka usługa zaprojektowana została w sposób, który przyniesie klientom najwięcej korzyści. Rzetelni specjaliści, tacy jak np. EkoAkta, dbają o dostarczenie pudeł archiwizacyjnych. Klienci nie muszą martwić się także o pakowanie dokumentów – ekipa zrobi to za nich. Dzięki temu przechowywanie dokumentacji zewnętrznym podmiotem nie oznacza, że musimy odrywać się od pracy.
Aby zaplanować bezpiecznie przechowywanie dokumentów zgodne z RODO, należy położyć nacisk także na odpowiedni transport. Warto wybierać usługodawców, którzy używają systemu nawigacji satelitarnej oraz korzystają z usług wyspecjalizowanego konwojenta.
Przechowywanie dokumentów w Warszawie – kolejne etapy realizowania usługi
Przechowywanie dokumentacji zawsze powinno wiązać się z wygenerowaniem specjalnego protokołu. Taki dokumenty to dowód na to, że przekazaliśmy dokumenty usługodawcy. Aby przechowywanie dokumentów firmowych w Warszawie zostało zrealizowane w pełni profesjonalnie, proces powinien uwzględniać również etap sporządzania ewidencji. Wszystkie pudła, przed umieszczeniem w archiwum, należy dokładnie oznaczyć.
Następnie nasze akta trafią do specjalnego archiwum. Takie obiekty wyposażone są w skuteczne zabezpieczenia, które będą chronić naszą dokumentację. Warto wspomnieć również o warunkach panujących w pomieszczeniach – odpowiednia wilgotność środowiska i właściwa temperatura przedłużają żywotność nośnika (może być nim papier lub np. dysk elektroniczny).
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów w Warszawie – miej pełną kontrolę nad swoimi zbiorami
Firmy decydujące się na profesjonalne przechowywanie dokumentacji doceniają również fakt, że specjaliści działający w tej branży doskonale znają się także na archiwizacji. W praktyce oznacza to, że możemy zlecić:
- uporządkowanie akt
- brakowanie akt
- bezpieczną utylizację akt, które się przedawniły.
Część podmiotów obawia się, że przekazanie akt do przechowywania na zewnątrz będzie oznaczało utrudniony dostęp do dokumentacji. W praktyce jednak profesjonalne firmy wychodzą naprzeciw potrzebom swoich klientów. Akta mogą być udostępniane na miejscu. Część przedsiębiorstw oferuje również dowiezienie oryginałów do naszej siedziby lub przesłanie kopii interesujących nas dokumentów drogą mailową lub faksem. Przechowywanie dokumentów w zewnętrznej jednostce wcale nie znaczy, że tracimy kontrolę nad zbiorami. Wręcz przeciwnie – dzięki raportom zasobu archiwalnego, doskonale wiemy, co znajduje się w naszych aktach.
Źródło: Ekoakta.pl
